Traduttori allo sbaraglio: 4 semplici passi per organizzare il lavoro

Un libero professionista deve essere organizzato. Lo richiede la natura stessa del lavoro che svolge, costellato di scadenze come di stelle la volta celeste.

Hai veramente scritto quella frase?

Qui non mi riferisco a come si organizza il lavoro in senso stretto, ma alla gestione di clienti, dati, lavori svolti e via discorrendo. Ognuno ha il suo metodo: c’è chi tiene tutto a mente, chi si affida alla tecnologia, chi preferisce carta e penna e chi ancora una lavagna o i simpatici post-it.

Io seguo un metodo semplicissimo.
 Potrà sembrare una cosa davvero scontata, ma non sempre lo è. Alcuni iniziano a organizzare tutti i dati relativi a clienti e lavori solo dopo qualche anno, perdendo di fatto elementi importanti sulle loro iniziali esperienze.

1 - Come nominare cartelle. Ogni lavoro ne ha una espressamente dedicata. Prendiamo ad esempio che io abbia un cliente di nome Barney Stinson. Barney mi commissiona una traduzione di un documento dall'inglese all'italiano per il 10 ottobre. Tutti i file del progetto finiranno in una cartella che nominerò così: 2015-10-10 - Barney Stinson - EN-IT - *Nome/Codice del progetto*. 

2 - Come organizzare le cartelle. Ho scelto di suddividere tutte le cartelle per cliente. Quindi in una cartella Lavori svolti vi è un elenco di cartelle tra cui figura anche quella Barney Stinson. 

Se il cliente è occasionale, inserisco nella sua cartella di riferimento tutte le singole cartelle dei lavori svolti per lui in ordine di nome. Essendo questo composto dalla data come primo elemento, tali cartelle risulteranno anche in ordine cronologico.

Se il cliente invia invece molti lavori ogni mese, preferisco creare ulteriori sottocartelle relative ai mesi specifici.

3 - Altre cartelle? Ma certo che sì! Io cerco di organizzare veramente tutto, perciò ho una cartella dedicata al sito, un'altra alle varie versioni dei CV e altre ancora dedicate al materiale trovato online, ai glossari, alle ricevute, alle regole dei clienti, ai preventivi... Insomma, c'è di che sbizzarrirsi.

4 - Il file Excel. Il file Excel che uso per me è indispensabile, perché contiene tutti i dati relativi a lavori svolti/da svolgere, pagamenti, clienti, tariffe applicate. Ve lo mostro. Ovviamente i dati inseriti sono tutti fittizi. Potete scaricarlo qui, ma ve lo spiego meglio sotto.

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Nell'ordine sono indicate:

• Data, ovvero la data di consegna
• LP, ovvero language pair, la combinazione linguistica
• Una piccola colonnina in cui indico T o R, ovvero se si tratta di traduzione o revisione
• Settore
• Nome del cliente
• Nome o codice del lavoro
• Pag., ovvero pagamento. Quelli in verde chiaro con la scritta "ok" sono i pagamenti andati a buon fine, quelli in verde scuro indicano la data di pagamento prevista, quelli in rosso sono quelli in scadenza
• Fatt. indica il numero di fattura. Se c'è scritto "prom." significa che al cliente è stato inviato un promemoria sul lavoro svolto. Diventa fattura una volta emesso il pagamento. È comodo perché quando il pagamento arriva, mi basta un attimo per capire qual è il relativo promemoria di riferimento
• Tot. indica il totale dovuto
• Cartelle indica il numero di cartelle
• Il titolo del documento

In alto, le due caselline di colore arancione "Totale" e "Da ricevere" sono una semplice somma di quanto è stato fatturato e di quanto si deve ancora percepire entro la fine dell'anno fiscale, così da tenere sempre sotto controllo la situazione dei conti.

In basso, le caselle "totale" e "totale tot." (lo so, nomi ben poco originali, ma son rimasti quelli), indicano in arancione il totale delle cartelle tradotte durante l'anno in corso, in verde il totale delle cartelle tradotte da quando ho iniziato a lavorare come traduttrice.

Mi sembra che a scriverlo possa quasi sembrare complicato. Io mi ci trovo molto bene perché permette con un colpo d'occhio di visualizzare tutti i dati che servono. Da notare che il nome/codice del lavoro è lo stesso che si utilizza nella nomenclatura delle cartelle, così da semplificare la ricerca all'interno del sistema.

E voi, invece, come siete organizzati?